Секретарь руководителя

Описание

• осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Учреждения;

  - принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, регистрировать ее, передавать в соответствии с принятым решением в отделы, отделения или конкретным исполнителям для исполнения или использования в служебной деятельности;

  - вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

  - принимать, регистрировать документы и личные заявления на подпись директора Учреждения;

  - подготавливать проекты приказов по основной деятельности Учреждения, регистрировать и осуществлять хранение;

  - оформлять пропуска для работников Учреждения, вести их учет;

  - подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора;

  -осуществлять документооборот посредством электронных систем;

  - по поручению директора, начальника организационно-юридического отдела составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

  - выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

  - осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора Учреждения, взятых на контроль;

  - обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

  - организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

  - формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

  - осуществлять организацию работы и ведение архивного делопроизводства;

  - принимать и регистрировать поступившие на хранение от подразделений документы, законченные делопроизводством;

  - участвовать в разработке номенклатуры дел, проверять правильность их формирования и оформления при передаче в архив Учреждения;

  - участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов;

  - обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации;

  - выполнять другие поручения директора Учреждения и непосредственного руководителя начальника организационно-юридического отдела;

  Требования:

• Высшее образование,опыт практической работы не менее двух лет .

• Секретарь руководителя должен знать:

  - нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие материалы и документы по ведению делопроизводства в Учреждении, требования к документообороту;

  -современные стандартные требования к документированию;

  -основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

  -порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

  -основы кадрового делопроизводства;

  -основы архивного делопроизводства;

  -основы организации труда;

  -правила эксплуатации оргтехники;

  Секретарь руководителя должен уметь:

  - работать с системой электронного документооборота;

  - составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела

  -обеспечивать организацию работы по архивному делопроизводству в учреждении.