Офис-менеджер/Помощник руководителя

Описание

Рекламное агентство Happy People. Мы оказываем маркетинговые услуги и являемся крупнейшим производителем рекламных материалов.

Нам нужен человек, который организует административную поддержку компании, руководителя, легко и с удовольствием обеспечит комфортную, позитивную атмосферу для работы сотрудников в офисе. Доброжелательный и общительный, грамотный и надежный, щепетильный к деталям, энергичный и организованный.

Что делать:

• Административная поддержка руководителя;
• Выполнение личных поручений руководителя; контроль сотрудников, работа с делегируемыми задачами;
• Работа с информацией (поиск, анализ, обработка), подготовка необходимых материалов к встречам, переговорам; предоставление аналитической информации по запросу, составление отчетов;
• Спецпроекты по поручению руководителя: оптимизация процессов внутри компании, разработка документов любого формата;
• Прием входящих звонков;
• Систематизация и организация документооборота; составление архива первичной документации, договоров; сбор первичных документов от поставщиков, их передача в бухгалтерию два раза в месяц;
• Организация документооборота с удаленными сотрудниками: сканирование, сбор, хранение, отправка документов;
• Отправка корреспонденции, посылок, бандеролей через транспортные компании;
• Работа с ЭЦП, выгрузка и загрузка документов на ЭТП;
• Взаимодействие с контрагентами, подписание договоров;
• Внесение ежемесячных платежей; контроль депозитных оплат в Метро, Леруа Мерлен итд;
• Закупка материалов для обеспечения работы офиса: вода, кофе, канцелярия, орг техника и др.
• Организация бесперебойной работы офиса: взаимодействие с управляющей компанией по вопросам обслуживания офиса;
• Поддержание и контроль порядка в офисе, кухонной зоне, переговорках;
• Организация командировок сотрудников, покупка авиа/ЖД билетов, бронирование отелей;
• Работа с транспортными компаниями, подготовка отчетности;
• Помощь в организации корпоративных мероприятий Компании, поздравлении сотрудников и заказчиков;

Что ждем:

• Грамотная устная и письменная речь, навыки общения, вежливость и тактичность;
• Высокий уровень работоспособности;
• Супер-уверенный пользователь ПК;
• Умение работать с оргтехникой;
• Организаторские способности и навыки планирования;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Сосредоточенность, умение анализировать и принимать решения;

Условия:

• График работы: пн-пт, 09:30 - 18:30;
• Официальное трудоустройство, полный соц. пакет
• Конкурентоспособная, полностью "белая" заработная плата;
• Молодой, веселый, профессиональный коллектив, реализующий интересные проекты;
• оклад + KPI;