Помощник руководителя/офис-менеджер

Описание

• Осуществляет контроль жизнедеятельности офиса (ремонт, техническое оснащение и тд)
• Осуществляет прием и переадресацию входящих звонков.
• Проводит первичную консультацию клиентов по общим вопросам Работодателя.
• Оформляет документы для клиентов (договора, соглашения и т.д.)
• Осуществляет своевременный и бесперебойный документооборот между региональным офисом и головным офисом
• Осуществляет по поручению руководителя документооборот между филиалом и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.).
• Ведет делопроизводство, осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации, обеспечивает сохранность всей входящей документации. Систематизирует и классифицирует документы и информацию, доводит их до непосредственных исполнителей и руководства.
• Осуществляет подготовку документов филиала: оформляет приказы руководителя, составляет и оформляет письма, акты, справки, доверенности на Работников и т.п.
• По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них приказов и распоряжений руководителя, контроль исполнения приказов и распоряжений руководителя.
• Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, готовит аналитические, информационные, справочные и иные материалы и предоставляет их руководителю.
• Производит отправку и получение корреспонденции, как через курьерскую службу, так и через отделение Почта России.
• При необходимости участвует в переговорах, деловых встречах, специальных приемах с целью ведения протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты встреч, переговоров.
• Ежегодно проводит инвентаризацию товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе филиала.
• Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение и уничтожение.
• Выполняет отдельные поручения руководителя.

• Высшее образование
• Предпочтителен опыт работы на аналогичной должности от 2-3х лет
• Навыки работы на компьютере со следующими офисными программами (Word, Excel, Power Point, 1С), электронной почтой, Internet.
• Навыки ведения телефонных переговоров и правила делового общения.
• Умение планировать рабочий день, работа в условиях многозадачности
• Ответственен к выполнению работы в срок, дисциплинированность
• Коммуникативные навыки

Условия:

• Конкурентный фиксированный уровень дохода + премирование по итогам года (уровень заработной платы обсуждается после собеседования)
• Мобильная связь;
• ДМС со стоматологией, страхование от несчастных случаев (после испытательного срока)
• Испытательный срок 3 месяца;
• Место работы: филиал г. Новосибирск, ул. Каменская, д. 7